Working remotely

Si eres uno de los afortunados que, como yo, está trabajando desde casa, te interesará conocer algunos consejos para lograr balancear el trabajo, el tiempo libre, compañeros de trabajo, familia, mascota y tantos factores más que nos acompañan durante estos días.

A propósito de esto, y por éstos días, Management 3.0 (M3.0) describe algunas prácticas relacionadas a lo anterior. Sin embargo, uno de los problemas más usuales por estos días son las quejas que aparecen luego de las reuniones en las que se participan: “el ruido exterior”.

En esta cultura del trabajo remoto, es importante entender que todas las personas no están preparadas de la misma manera. Probablemente no están acostumbrados a permanecer con tantas distracciones así que, por lo mismo, acá te dejamos algunos consejos que te pueden servir.

Tener mucha paciencia: Para conseguir los objetivos propuestos, la paciencia se convierte en un factor de resiliencia que incrementa el nivel de felicidad, como también, reduce el nivel de frustración.

Eliminar el ruido de fondo: Aplicaciones como Krisp permite reducir el ruido de fondo y centrar la atención en la voz cuando estamos en una llamada. De esta forma, los que están al otro lado, te escucharán mejor. Recuerda además que mientras no estés aportando en la reunión online, puedes silenciar tu micrófono y así no interrumpir.

Acondiciona tu lugar de trabajo: Si necesitas concentración, puedes invertir en un lugar bien iluminado, aislado del ruido, un escritorio amplio con silla ergonómica, un descansa pies, una pantalla adicional, entre otras cosas. Es importante saber que esto depende de las preferencias, pero también está la opción de diversificar el espacio de trabajo y optar por trabajar en lugares abiertos, desde un cómodo sofá, en la mesa de comedor o incluso, trabajar de pie o mientras caminas.

Distensión en grupo: No todo es trabajo. Por lo mismo, invierte tu tiempo con sus compañeros o amigos para hablar de temas diferentes e incluso, identificar posibles bloqueos o sensaciones. Es importante reconocer que para muchas personas no todo es felicidad durante el trabajo remoto y es normal que en el proceso algunos se sientan solos, que no se pueden desconectar nunca o que no tienen contacto social y que esto afecte su trabajo.

Encienda la cámara web: M3.0 incorpora “Always turn on your webcam”. El investigador Albert Mehrabian descompuso en porcentajes el impacto de un mensaje: 7% es verbal, 38% vocal (tono, matices y otras características) y un 55% señales y gestos. Por esto, atrévete a encender la cámara, gesticula y demuestra que estás ahí. Esto ayudará a que lo que quieras expresar se entienda mejor. Cuando estés en “mute”, asiente con la cabeza o muestra tu dedo pulgar en señal de aprobación o rechazo.

Cartas de visualización: Lisette Sutherland propone el uso de la comunicación visual durante las reuniones y para esto en colaboración con Alfred Boland, diseñaron las “Supercards” para darse pistas durante las reuniones y así, dar opciones de mensajes que se pueden ocupar sin usar el micrófono e interrumpir a quien está hablando.

Acuerdos: Durante el trabajo remoto es clave establecer acuerdos tanto con el equipo como con las personas. Con el equipo, estos acuerdos pueden ser horarios de trabajo o calendarios, herramientas, dashboard, objetivos, uso de dispositivos, etc. Es significativo que estos acuerdos permanezcan en un documento vivo que cambie según las necesidades y esté disponible para todos. Para el otro caso, sería significativo, por ejemplo, llegar a acuerdos respecto a las interrupciones u horarios de trabajo.

Tablero de delegación: Es una herramienta de M3.0 pensada para descentralizar la toma de decisiones y poder reaccionar con rapidez ante eventos cambiantes. Usar esta herramienta facilita dejar claras las responsabilidades de los equipos y de manera que ante cualquier pedido que haya sido delegado, se pueden tomar decisiones rápidas y evitar reuniones innecesarias.

Apague distracciones: Tomando la idea de Francesco Cirillo en la conocida “técnica Pomodoro”, uno de los objetivos fundamentales del método reside en la capacidad de disminuir interrupciones, de esta manera, se propone apagar las notificaciones de las aplicaciones que distraen la mente y nos sacan del foco por períodos de tiempo. Esta práctica proporcionará la estructuración y facilidad del trabajo.

Hábitos saludables: Trata de llevar tu vida normal, al menos en cuanto a hábitos saludables. Haz tus rutinas diarias como si fuera al trabajo antes de “entrar” a trabajar: ducha, desayuno, ropa distinta, etc. A esto, puedes agregar espacios para hacer un poco de ejercicio, en estos días podría estar quemando menos calorías que antes.

Kanban board o check list: Herramientas como Trello, Planner o Monday facilitan la visualización del trabajo pendiente y permiten ordenar los tiempos de ejecución de cualquier tipo de tarea. Se recomienda contar con un tablero o check list personal que contenga todas las actividades en las que se quiere trabajar y si es el caso en que tu equipo tenga un tablero grupal, incluir una tarea que recuerde el compromiso adquirido con el equipo.

Finalmente, teniendo en cuenta que existen muchas técnicas más para abordar el trabajo remoto, vale la pena mencionar que M3.0 propone “walk the online Gemba” entendiéndolo como recorrer donde el trabajo remoto es el lugar donde suceden cosas de valor.

Recuerde que el trabajo remoto no es una nueva forma de trabajo que facilita la diversidad, el intercambio de talento y la integración entre a vida y el trabajo, incluso para muchas empresas el ahorro en costos, sino que es parte de la vida de muchos otros.

"En el lapso de un año, de 2016 a 2017, el trabajo remoto creció un 7,9%. En los últimos cinco años creció un 44% y en los 10 años anteriores creció un 91%”.

"En 2015, 3.9 millones de trabajadores estadounidenses trabajaban de forma remota. Hoy (2019) ese número está en 4.7 millones, o 3.4% de la población.” - FlexJobs y Global Workplace Analytics

Dado esto, y con las circunstancias de hoy, es aconsejable estar preparados para trabajar remotamente por algún tiempo y reconocer que muchas empresas más podrán implementar esta forma de trabajo a futuro. Así pues, como último y muy importante consejo: la comunicación es crucial tanto para equipos remotos como presenciales. Además, existen otras formas de comunicación que hacen parte del trabajo remoto que no mencionamos mucho tal como la forma escrita (correos, chats, tuits, etc) para la que también debemos explorar sus bondades.

"Escribir toma más tiempo que hablar pero leer es mucho más rápido que escuchar” - Alexander Torrenegra, CEO de Torre